Breng het proces in vier vragen terug
Je hoeft geen dik handboek te schrijven. Begin met de aanleiding, de vaste stappen, de beslismomenten en de afronding. Daarmee zie je snel waar een taak vastloopt of waar een tweede paar ogen nuttig is.
- Wat triggert het werk en waar staat de benodigde informatie?
- Welke stap herhaalt zich en welke stap is uitzonderlijk?
- Wie controleert het resultaat en hoe wordt dat vastgelegd?
- Wat gebeurt er als iemand afwezig is of iets niet duidelijk is?
Maak een kleine, veilige proefopdracht
Kies een taak met een duidelijk begin en einde, bijvoorbeeld het voorbereiden van een weekplanning of het ordenen van binnengekomen verzoeken. Houd beslissingen met financiële, juridische of personele gevolgen bij jezelf totdat de werkwijze bewezen is.
Plan na de proef een korte evaluatie. Kijk niet alleen naar tijdwinst, maar ook naar volledigheid, fouten, vragen en de kwaliteit van de overdracht.