Leg de speelregels vooraf vast
Beschrijf je openingstijden, standaardduur, voorbereidingstijd, reistijd en de manier waarop een afspraak wordt bevestigd. Maak ook een korte lijst met situaties die altijd aan jou moeten worden voorgelegd.
Werk je met een gedeelde agenda, kies dan een persoonlijke accountrol die past bij de taak. De mogelijkheden verschillen per agenda-app; controleer de actuele rechten altijd in de officiële documentatie van het gebruikte systeem.
- Welke afspraken mogen rechtstreeks worden ingepland?
- Welke wijzigingen vragen om jouw akkoord?
- Wie ontvangt een herinnering of bevestiging?
- Hoe leg je een afzegging of spoedverzoek vast?
Test met een korte periode
Bekijk na enkele dagen of afspraken volledig zijn, of dubbele boekingen voorkomen en of uitzonderingen op tijd bij jou terechtkomen. Pas pas daarna de werkinstructie aan of breid de taak uit.